PELATIHAN DIGITALISASI DATA ALUMNI GUNA MENDUKUNG EKOSISTEM SEKOLAH SWASTA YANG BERKELANJUTAN
DOI:
https://doi.org/10.33480/abdimas.v8i2.7760Keywords:
alumni information system, digitalization, tracer study, vocational schoolAbstract
At Alumni data management at SMK Grafika Jakarta Selatan has been carried out conventionally through recording in books and simple worksheets by the school and alumni association administrators. The conventional or manual procedures have caused various obstacles, including data inaccuracy, slow Digital transformation in educational data management is a strategic priority for vocational schools, particularly in supporting tracer studies and data-driven quality enhancement. This community engagement project aimed to design and implement a web-based alumni management information system at SMK Grafika Jakarta Selatan through the Graftur Connect application. The institution previously relied on manual alumni data management, resulting in inefficiencies, data inaccuracies, and limited analytical capability. The project was conducted in four stages: needs assessment, system development, user training, and evaluation based on Kirkpatrick’s Level 1 (reaction) model. The system was developed using the Laravel framework with a structured database to manage alumni profiles, employment history, tracer study data, communication features, and digital alumni ID services. The training session involved 40 participants, including school administrators and alumni representatives. Findings indicate a positive user response, with participants acknowledging the system’s usability, relevance, and effectiveness in improving data management processes. The digital platform enhanced data accuracy, accessibility, and institutional engagement with graduates. Overall, the initiative contributes to establishing a structured, adaptive, and data-driven alumni management framework within the vocational education sector.
References
[1] Saepulloh, “Prancangan Sistem Informasi Alumni Berbasis Web,” Karimah Tauhid, vol. 3, no. 11, p. 12327, 2024.
[2] W. A. Nugraha, R. Kurniawan, and R. Suwartika, “Rancang Bangun Sistem Informasi Alumni Berbasis Web bagi Sekolah Madrasah Aliyah,” J. Ilm. Tek. Inform. dan Sist. Inf., vol. 10, no. 3, pp. 505–514, 2021.
[3] D. J. Vokasi Pendidikan, “Pedoman Pelaksanaan Penelusuran Lulusan/Tracer Study Bagi Sekolah Menengah Kejuruan,” 2023.
[4] Kemendikdasmen, “Panduan Alumni,” https://tracervokasi.kemendikdasmen.go.id, 2025. [Online]. Available: chrome-extension://efaidnbmnnnibpcajpcglclefindmkaj/https://tracervokasi.kemendikdasmen.go.id/dokumen/PanduanAlumnitracer2025.pdf.
[5] Dendi Apriadi Helpi, “Sistem Informasi Tracer Study Alumni Pada SMP Negeri 4 KayuagungBerbasisWeb,” J. Teknlogi Inform. dan Komput. MH.Thamrin, vol. 10, no. 1, p. 246, 2024.
[6] E. Ikhwan, “Pelatihan Pengelolaan Kearsipan Lembaga Berbasis Digital Untuk Meningkatkan Mutu Layanan Sekolah,” J. Inov. Penelit. dan Pengabdi. Masy., vol. 4, no. 2, pp. 221–231, 2024.
[7] P. Fitsilis, V. Damasiotis, C. Dervenis, V. Kyriatzis, and P. Tsoutsa, “Effective Data Stewardship in Higher Education : Skills , Competences , and the Emerging Role of Open Data Stewards,” Int. J. Chang. Educ., vol. 3, no. March 2025, pp. 11–22, 2026.
[8] T. Innani, “Inovasi Platform Digital untuk Tracer Study: Desain dan Pengembangan Sistem Informasi Alumni SMAN 4 Bandar Lampung,” J. PETISI, vol. 06, no. 02, pp. 76–90, 2025.
[9] J. Tahsinia, R. Rismawati, T. Ibrahim, and O. Arifudin, “Peran sistem informasi dalam meningkatkan mutu layanan pendidikan,” J. Manaj. Pendidik. Dasar , Menengah, dan Tinggi, vol. 5, no. 7, pp. 1099–1122, 2024.
[10] R. I. Wijaya et al., “Rancang Bangun Sistem Infromasi Tracer Study Berbasis Website Menggunakan Metode SCRUM ( Studi Kasus : Institut Tekologi Telkom Purwokerto ),” J. Softw. Eng. Multimed., vol. 2, no. 1, pp. 10–20, 2024.
[11] K. Hendradi, Prionggo, Kusumawati, “Pelatihan Aplikasi Bank Sampah Berbasis Web Pada Bank Sampah Berkah Sejahtera Desa Rawa Panjang,” Abdimas Nusa Mandiri, vol. 7, no. 1, pp. 1–8, 2025.
[12] I. A. Suhara, M. Azhari, A. Harristhana, M. Sastraatmadja, and N. Jauhar, Metode Pengabdian Masyarakat: Teori dan Praktek. Widina Media Utama, 2025.
[13] P. Sipil, K. Bone, M. H. Koniyo, R. H. Dai, and I. I. Tomu, “Pemodelan Proses Bisnis Menggunakan BPMN di Dinas Kependudukan dan,” Digit. Transform. Technol., vol. 4, no. 1, pp. 126–137, 2024.
[14] I. M. Akbar, R. Septiana, and P. E. Mountaines, “Pembuatan Back-End Sistem Informasi Kerja Praktik pada Departemen Teknik Komputer Menggunakan Framework Laravel Creating a Back-End Information System for Practical Work at the Department of Computer Engineering , Diponegoro University,” J. Tek. Komput., vol. 2, no. 3, pp. 233–239, 2023.
[15] Ramadhan Ardi Iman Prakoso, “Struktur Sistem Operasi Windows dalam Mendukung Kinerja Operasional,” Repeater Publ. Tek. Inform. dan Jar., vol. 3, no. 1, pp. 91–99, 2025.
[16] M. K. Fujiama Diapoldo Silalahi, S.Kom, Manajemen Database MySQL (Structured Query Language). Yayasan Prima Agus Teknik bekerjasama dengan UNiversitas STEKOM, 2022.
[17] N. Nadian et al., “Theory Of Training Effectiveness Evaluation,” researchgate, no. 1959, pp. 1–8, 2021.
Downloads
Published
Issue
Section
License
Copyright (c) 2026 Kiki Kusumawati, Prionggo Hendradi, Yusriani Sapta Dewi, Nurhayati Nurhayati, Achmad Raihan
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.0 International License.
Dengan mengirimkan manuskrip ke Jurnal AbdiMas Nusa Mandiri, penulis setuju dengan kebijakan ini. Tidak diperlukan persetujuan dokumen khusus.
Hak Cipta :
Hak cipta atas artikel apa pun di Jurnal AbdiMas Nusa Mandiri dipegang penuh oleh penulisnya di bawah lisensi Creative Commons CC BY-NC.
- Hak cipta pada setiap artikel adalah milik penulis.
- Penulis mempertahankan semua hak mereka atas karya yang diterbitkan, tak terbatas pada hak-hak yang diatur dalam laman ini.
- Penulis mengakui bahwa Jurnal AbdiMas Nusa Mandiri sebagai yang pertama kali mempublikasikan dengan lisensi Creative Commons Atribusi 4.0 Internasional (CC BY-NC).
- Penulis dapat memasukan tulisan secara terpisah, mengatur distribusi non-ekskulif dari naskah yang telah terbit di jurnal ini kedalam versi yang lain (misal: dikirim ke respository institusi penulis, publikasi kedalam buku, dll), dengan mengakui bahwa naskah telah terbit pertama kali pada Jurnal AbdiMas Nusa Mandiri;
- Penulis menjamin bahwa artikel asli, ditulis oleh penulis yang disebutkan, belum pernah dipublikasikan sebelumnya, tidak mengandung pernyataan yang melanggar hukum, tidak melanggar hak orang lain, tunduk pada hak cipta yang secara eksklusif dipegang oleh penulis.
- Jika artikel dipersiapkan bersama oleh lebih dari satu penulis, setiap penulis yang mengirimkan naskah menjamin bahwa dia telah diberi wewenang oleh semua penulis bersama untuk menyetujui hak cipta dan pemberitahuan lisensi (perjanjian) atas nama mereka, dan setuju untuk memberi tahu rekan penulis persyaratan kebijakan ini. Jurnal AbdiMas Nusa Mandiri tidak akan dimintai pertanggungjawaban atas apa pun yang mungkin timbul karena perselisihan internal penulis.
